Guía de ciclo PDCA: la herramienta de resolución de problemas

Guía de ciclo PDCA: La herramienta de solución de problemas.

“Tres factores son fundamentales para obtener resultados: el liderazgo, el conocimiento tecnológico y el método“, dijo Vicente Falconi.

El ciclo PDCA es un método muy utilizado en el sector industrial para promover la mejora continua de un proceso, producto y/o servicio. El acrónimo proviene del inglés Plan-Do-Check-Act, traducido como Plan-Do-Check-Act, comandos que corresponden a las etapas del ciclo.

El método se refiere a la obra de 1637, ‘Discurso sobre el método’, escrita por el filósofo René Descartes. El libro es un tratado matemático y filosófico sobre el método cartesiano para resolver problemas, buscando descubrir una forma de conducir el pensamiento humano en busca de la verdad.

Esta técnica se popularizó en el ámbito empresarial gracias al académico estadounidense, Edward Deming, quien en la década de 1950, fue invitado por el gobierno japonés para ayudar en su reconstrucción industrial en el escenario de la posguerra, ayudando al país a convertirse en una potencia industrial y un modelo de superación y productividad.

El Prof. brasileño Vicente Falconi, luego de conocer el caso mencionado, decidió traerlo a Brasil, convirtiéndose en un referente en su aplicación. Según Falconi Consulting, el método puede ser aplicado a cualquier tipo de problema, a nivel personal o profesional, actuando como base fundamental para los procesos de gestión de cualquier tipo de organizaciones que apunten a resultados y rentabilidad.

“Promover una evaluación honesta y constructiva del desempeño, dar retroalimentación continua, […] Promover una cultura de toma de decisiones basadas en hechos y datos. Para lograr los objetivos y mantener el enfoque correcto, es necesario analizar los resultados y establecer metas. El criterio, la disciplina y la pasión utilizados en el método para establecer metas” – Falconi

Aun así, aplicar el método PDCA no es una tarea sencilla, requiere compromiso y un análisis intenso del problema. La elección de los objetivos es esencial: deben estar bien definidos y ser provocadores. Es importante que todo el proceso se base en datos recopilados antes, durante y después de la implementación, ya que sus objetivos deben ser evaluados, monitoreados y alcanzados de manera que se sostengan en el tiempo. El ciclo se cubrirá varias veces a lo largo de la resolución del problema sin un final a la vista, de modo que se puedan probar diferentes planes de acción, y cuando traigan los resultados esperados, se implementarán y estandarizarán.

A partir de estos, el método te ayudará a señalar la mejor manera de acercarte a tus objetivos y hacer los ajustes necesarios según el plan de acción que se está ejecutando.

Cómo aplicar el método PCDA

El ciclo PDCA corresponde a la aplicación de 4 pasos, que se ejecutan uno tras otro. Pero para que exista la mejora continua, el proceso no necesariamente tiene un fin, por lo que se le llama ciclo. La siguiente ilustración representa el ciclo:

Tan pronto como se llega al final de cada paso, se realiza una revisión, y si todo salió como se esperaba, se continúa con el siguiente paso o se vuelve a la planificación. Suena fácil, pero no es “sólo” planificar, ejecutar, analizar los resultados y repetir, va mucho más allá de eso. A continuación te mostraremos cómo poner en práctica cada paso de forma individual:

1ª etapa: Plan – planejar

La planificación  es crucial, ya que abarca una serie de reflexiones que deben analizarse a partir de la recopilación de datos. Es interesante abrir un espacio para la discusión sobre las causas y acciones y cómo resolverlas, aportando un sinnúmero de posibilidades, para priorizar los puntos más importantes.

1. Identifica tus problemas de manera objetiva para crear tus metas:
   • Después de encontrar el problema a resolver, es fundamental establecer metas, ya que ayudan a mantenerse enfocado y ayudan a crear una estrategia, recordando que tus metas deben ser desafiantes, que requieran nuevos conocimientos, pero de una manera realista, que sean realmente factibles.

2. Analizar el problema a partir de los datos recopilados, identificando sus causas para definir los cambios a realizar:
   • La recolección de datos es un aliado fundamental para analizar el problema y su origen, monitorear patrones y variaciones durante la aplicación del método PDCA, con la ayuda de tableros que contribuyen a la elección de cómo lograr sus objetivos.

3. Estipular un plan de acción:
   • Después de establecer tus metas y analizar tus datos, es momento de establecer una fecha, una persona responsable y analizar cómo se pueden lograr ciertos resultados, de manera medible, para ser monitoreados, y que se sostengan en el tiempo. Esta fase debe ser detallada para que no se produzcan fallos a lo largo del proceso.

A lo largo del plan de acción, siempre se debe ser consciente de que el cronograma se está llevando a cabo al pie de la letra, para que no haya interferencias en el proceso planificado, facilitando los cambios que se realicen en el futuro y aumentando la efectividad del método.

2ª etapa: Do – hacer

Este es el paso de ejecutar el plan de acción, ya sea creando un piloto, presentándolo a supervisión o poniéndolo en práctica, documentando tus preguntas, datos y problemas que surgirán en el camino.

Se debe tener precaución para evitar fracasos y aumentar el éxito de las acciones, sin esto el resultado no corresponderá al deseado:

1. Adiestramiento:
   • El equipo debe estar comunicado y capacitado para que el método funcione, los consultores temporales pueden ayudar en esta fase. Cada tarea debe tener una persona responsable de ejecutarla y un plazo preestablecido, recuerda asegurarte de que las personas involucradas tengan un entendimiento completo del plan y estén a favor de la estrategia para la ejecución de las acciones.

2. Ejecución:
   • Una vez que todas las partes comprendan sus objetivos, roles y plazos, debe comenzar la ejecución del plan de acción. Todos deben trabajar, sin cambiar los métodos previamente alineados, para que se logre el objetivo.

3. Recopilación de datos:
   • Todos los resultados, ya sean buenos o malos, deben ser documentados con sus fechas adecuadas, observados y comparados con el cronograma, creando indicadores para futuras evaluaciones y validando la estrategia adoptada.

Antes de continuar con el siguiente paso, vale la pena recordar que es importante tener una planificación rigurosa para una buena ejecución, evitando errores y pérdidas de tiempo, y en algunos casos incluso de recursos. Y si se produce algún inconveniente durante el proceso, será necesario volver al paso anterior, identificar el motivo del error y empezar de nuevo. Solo con una buena ejecución de la etapa es posible continuar el ciclo.

Paso 3: Check – Comprobar

La  etapa de verificación  comienza con la etapa de ejecución, por lo que será más fácil monitorear los resultados. En el ciclo PDCA, la metodología estadística es esencial para la efectividad del proceso; La elección de una herramienta eficaz es fundamental para el análisis y verificación del método, para indicar si el resultado está de acuerdo con lo planificado previamente o si serán necesarios algunos ajustes.

1. Alcance de metas:
   • Compare siempre los datos, supervise, mida y reevalúe sus indicadores de rendimiento, enumere los efectos secundarios y el éxito de las acciones realizadas. Por último, haz un resumen de lo sucedido, recuerda utilizar parámetros subjetivos (bueno, malo, mejor, peor – Cuidado, tal vez lo bueno de uno no sea bueno para otro);

2. Reinicie el proceso:
   • Si la implementación no da los resultados esperados, será necesario ajustar o recrear un plan de acción, es decir, volver al primer paso (Plan ). En primer lugar, detectar qué fue lo que falló: si fue una falta de dominio del problema, poco estudio, fallo en la comunicación con el equipo de ejecución y planificación, ejecución incorrecta del plan de acción, etc.

Aquí también identificaremos brechas y mejoras a ejercer en el próximo ciclo. Es interesante que la fase de verificación se repita cada vez que llegan los datos, por lo que su herramienta de recopilación de datos debe proporcionar actualizaciones en tiempo real y de forma remota.

4ª etapa: Action – acción

La acción consiste en realizar correcciones en las brechas identificadas anteriormente. Al saber qué salió bien o mal, podemos aplicar la misma solución para mejorar otro proceso o arreglarlo.

1. Análisis de errores e implementación de acciones correctivas:
   • Analiza tus datos e integra todos tus nuevos conocimientos. Ajuste las desviaciones probables en función de lo que va mal a partir de este análisis, si hay cambios que realizar, reinicie el ciclo, con el objetivo de mejorar aún más el trabajo del equipo, si no hay ningún cambio que hacer, es hora de estandarizar el método.

2. Normalización:
   • Documente el nuevo estándar que se adoptará, comparta sus aprendizajes con el equipo, reflexione sobre los cambios que se pueden realizar y supervise la implementación de este nuevo proceso.

No dejes de lado este paso, esto puede resultar en una falta de análisis de tu acción, huyendo de la mejora continua. Cada paso y fase de este proceso es importante, la repetición trae mejoras y resultados cada vez más impecables.

Conclusión

El ciclo PDCA es bien conocido por su papel en la solución de problemas industriales, ya que es un método fácil de aplicar que puede transformar la toma de decisiones. Todo el proceso se basa en los datos recopilados durante las etapas, y si ocurre algún imprevisto, se reinicia el ciclo. Los pasos son bastante intuitivos y tienen objetivos claros dentro del proceso:

La aplicación de este método da como resultado un plan efectivo para lograr objetivos y puede ayudar con problemas similares en otros departamentos. Cada vez que el ciclo se repite, tiende a ser más complejo: tus objetivos se vuelven más audaces y más difíciles de aplicar. Por lo tanto, es necesario que todo el equipo tenga una buena formación para lograr estos objetivos.

Además de una eficaz herramienta de recopilación y análisis de datos para determinar mejor sus pasos. El ciclo es una gran estrategia para mejorar las industrias y elevarlas en sus ambiciones de objetivos y resultados.