Guia do Ciclo PDCA: a ferramenta para solução de problemas

“Três fatores são fundamentais para obtenção de resultados: liderança conhecimento tecnológico e o método”, disse Vicente Falconi.

O ciclo PDCA é um método frequentemente utilizado no ramo industrial para promover melhorias contínuas de um processo, produto e/ou serviço. A sigla vem do inglês Plan-Do-Check-Act, traduzida como Planejar-Fazer-Checar-Agir, comandos que correspondem às etapas do ciclo.

O método remete a obra de 1637, ‘Discurso do Método’, escrito pelo filósofo René Descartes. O livro é um tratado matemático e filosófico sobre o método cartesiano para resolver problemas, buscando descobrir uma forma de condução científica do pensamento humano em busca da verdade.

Esta técnica se tornou popular no ambiente corporativo graças ao acadêmico americano, Edward Deming, que na década de 1950, foi convidado pelo governo japonês para ajudar em sua reconstrução industrial no cenário pós-guerra, auxiliando o país a se tornar uma potência industrial e um modelo de superação e produtividade.

O brasileiro Prof. Vicente Falconi, após conhecer o caso mencionado, decidiu trazer para o Brasil, se tornando referência em sua aplicação. Segundo a Consultoria Falconi, o método pode ser aplicado a qualquer tipo de problema, ao nível pessoal ou profissional, atuando como base fundamental dos processos de gestão de quaisquer tipos de organizações que visam resultados e lucratividade.

“Promover uma avaliação do desempenho de forma honesta e construtiva, dando retorno contínuo, […] promover a cultura de tomar decisões com base em fatos e dados. Para o alcance dos objetivos e manutenção do foco correto, há a necessidade da análise dos resultados e de estabelecer metas. Os critérios, a disciplina e a paixão empregados no método para estabelecer as metas” – Falconi

Ainda assim, aplicar o método PDCA não é uma tarefa simples, exige empenho e análise intensa do problema. A escolha de metas é essencial: precisam ser bem definidas e provocativas. É importante que todo o processo seja baseado em dados coletados antes, durante e depois da implementação, pois seus objetivos devem ser avaliados, acompanhados e atingidos de forma que se sustentem com o tempo. O ciclo vai ser percorrido várias vezes ao longo da resolução do problema sem previsão de um fim, para que diferentes planos de ação sejam testados, e quando trouxerem os resultados esperados sejam implementados e padronizados.

A partir destes, o método vai ajudar a apontar qual o melhor caminho para aproximar-se de suas metas e realizar ajustes necessários à medida com que o plano de ação que vai sendo executado.

Como aplicar o método PCDA

O ciclo PDCA corresponde na aplicação de 4 etapas, que são executadas uma após as outras. Mas para que a melhoria contínua exista, o processo não tem necessariamente um fim, por isso recebe o nome de ciclo. A ilustração a seguir representa o ciclo:

Assim que chegar ao fim de cada etapa é realizada uma revisão, e se tudo ocorreu como esperado, continua para a próxima etapa ou retorna para o planejamento. Parece fácil, mas não é “apenas” planejar, executar, analisar os resultados e repetir, vai muito além disso. A seguir vamos mostrar como colocar em prática cada etapa individualmente:

1ª etapa: Plan – planejar

O planejamento é crucial, pois abrange uma série de reflexões que precisam ser analisadas a partir da coleta de dados. É interessante abrir espaço para a discussão sobre causas e ações e como solucioná-las, trazendo inúmeras possibilidades, para priorizar pontos mais importantes.

• Identificar seus problemas de maneira objetiva para criar suas metas:
  • Após encontrar o problema a ser solucionado é indispensável estabelecer metas, pois elas auxiliam a manter o foco e ajudam a criar uma estratégia, lembrando que suas metas precisam ser desafiadoras que requeiram novos conhecimentos, mas de forma realista, que sejam realmente viáveis.

• Analisar o problema a partir de dados coletados, identificando suas causas para definir alterações a serem feitas:
  • A coleta de dados é uma aliada fundamental para analisar o problema e sua origem, acompanhar padrões e variações durante a aplicação do método PDCA, com auxílio de dashboards contribuindo para a escolha de como alcançar seus objetivos.

• Estipular um plano de ação:
  • Após estabelecer suas metas e analisar seus dados, é hora de instituir uma data, um responsável e analisar como determinados resultados possam ser alcançados, de forma mensurável, para serem acompanhados, e que se sustentem com o tempo. Essa fase deve ser detalhada para que não ocorram falhas ao longo do processo.

Ao decorrer do plano de ação deve-se sempre estar atento se o cronograma está sendo realizado à risca, para que não ocorram interferências no processo planejado, facilitando alterações a serem realizadas futuramente e aumentando a eficácia do método.

2ª etapa: Do – fazer

Esta é a etapa de executar o plano de ação, seja ele criar um piloto, apresentá-lo a supervisão ou colocá-lo em prática, documentando suas dúvidas, dados e problemas que surgirão ao longo do caminho.

Deve-se ter cautela para evitar falhas e aumentar o sucesso das ações, sem isso o resultado não será correspondente ao desejado:

• Treinamento:
  • A equipe deve ser comunicada e treinada para que o método funcione, consultores temporários podem ajudar nessa fase. Cada tarefa deve ter um responsável para executá-la e um prazo pré-estabelecidos, lembre-se de certificar-se que as pessoas envolvidas possuem pleno entendimento do plano e estejam a favor da estratégia para a execução das ações.

• Execução:
  • Assim que todas as partes entenderem seus objetivos, funções e prazos, deve-se começar a execução do plano de ação. Todos deverão trabalhar, sem alterar os métodos alinhados anteriormente, para que a meta seja concretizada.

• Coletar dados:
  • Todos os resultados, sejam bons ou ruins, devem ser documentados com suas devidas datas, observados e comparados com o cronograma, criando indicadores para próximas avaliações e validando a estratégia adotada.

Antes de continuar para a próxima etapa, vale lembrar que é importante um planejamento rigoroso para uma boa execução, evitando erros e desperdício de tempo, e em alguns casos até recursos. E caso aconteça algum inconveniente durante o processo, será preciso voltar à etapa anterior, identificar o motivo do erro e recomeçar. Apenas com uma boa execução da etapa é possível continuar o ciclo.

3ª etapa: Check – checar

A etapa de checagem começa junto à etapa de execução, dessa forma será mais fácil o acompanhamento dos resultados. No ciclo PDCA a metodologia estatística é essencial para a eficácia do processo; a escolha de uma ferramenta eficaz é fundamental para a análise e a verificação do método, para indicar se o resultado está de acordo com o que foi previamente planejado ou se serão necessários alguns ajustes.

• Alcance de metas:
  • Sempre compare dados, monitore, meça e reavalie seus indicadores de desempenho, liste os efeitos secundários e êxito das ações tomadas. Por fim, faça um resumo do que se verificou, lembre-se de utilizar parâmetros subjetivos (bom, ruim, melhor, pior – Cuidado, talvez o bom de um não é bom para outro);

• Reiniciar o processo:
  • Caso a implementação não traga os resultados esperados, será necessário ajustar ou recriar um plano de ação, ou seja, retornar para a primeira etapa (Plan – plano). Primeiro detecte o que deu errado: se foi falta de domínio do problema, pouco estudo, falha na comunicação da equipe de execução e planejamento, execução incorreta do plano de ação etc.

Aqui vamos também identificar gaps e melhorias a serem exercidas no próximo ciclo. É interessante que a fase de checagem se repita na frequência com que os dados cheguem, por isso sua ferramenta de coleta de dados deve disponibilizar atualizações em tempo real e de forma remota.

4ª etapa: Act – ação

A ação consiste em executar as correções sobre os gaps identificados anteriormente. Ao saber o que deu certo ou errado, podemos aplicar a mesma solução para melhorar outro processo ou corrigi-lo.

• Análise de erros e implantação de ações corretivas:
  • Analise seus dados e integre todos seus novos conhecimentos. Ajuste prováveis desvios com base no que está dando errado a partir desta análise, se caso houver mudanças a serem feitas, reinicie o ciclo, visando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe, caso não haja nenhuma alteração a ser feita é o momento de padronizar o método.

• Padronização:
  • Documente qual o novo padrão a ser adotado, compartilhe com a equipe seus aprendizados, reflita alterações que podem ser feitas e acompanhe a implementação deste novo processo.

Não deixe essa etapa de lado, isso pode resultar na falta de análise de sua ação, fugindo da melhoria contínua. Cada etapa e fase desse processo é importante, a repetição traz o aperfeiçoamento e resultados cada vez mais impecáveis.

Conclusão

O ciclo PDCA é muito conhecido por atuar na solução de problemas industriais, por ser um método de fácil aplicação que pode transformar a tomada de decisão. Todo o processo é baseado em dados coletados durante as etapas, e caso ocorra algum imprevisto, o ciclo é reiniciado. As etapas são bastante intuitivas e têm objetivos claros dentro do processo:

A aplicação desse método resulta em um plano eficaz de alcance de metas, podendo auxiliar em problemas parecidos em outros departamentos. Cada vez que o ciclo se repete, este tende a ser mais complexo: suas metas passam a ser mais ousadas e difíceis de aplicar. Por isso, é necessário que toda a equipe tenha um bom treinamento para alcançar essas metas.

Além de uma ferramenta eficaz de coleta e análise da dados para melhor averiguar suas etapas. O ciclo é uma ótima estratégia para melhorar as indústrias, e eleva-las em suas ambições de metas e resultados.